¿CÓMO GESTIONAS TU TIEMPO?

La gestión del tiempo es algo a muchas personas preocupa y trae de cabeza porque se ven desbordados día a día. Les causa stress, les hace ser menos eficientes y perjudica seriamente su salud. Pero esto no es sólo de las personas que trabaja en una oficina, sino también les ocurre a aquellas personas que están en búsqueda activa de empleo y/ó en su vida personal.

Organizar y gestionar el tiempo es algo que tiene que trabajarse desde uno mismo, no es algo que viene sólo porque sí. Hay que convertir los hábitos en rutinas. Tenemos que ser conscientes que el tiempo que tenemos para hacer las cosas importantes y las menos importantes. Hay que planificar el tiempo que tienes cada día para valorar lo que tiene prioridad y lo que puede esperar, sin que haya nada que nos distraiga nuestra atención.

Todos tenemos muchas cosas que hacer. Nadie tiene exceso de trabajo por el puesto que ejerce ya sea de más o menos responsabilidad, pero es necesario elegir y organizarse. El tiempo nunca es suficiente para realizar todo cuanto se desearía hacer, y es necesario elegir. A veces invertimos demasiado tiempo en cosas que realmente no deberíamos darle tanto de nosotros. Y es que como alguien dijo “el tiempo es oro”. Debemos saber valorar nuestro tiempo y a qué lo dedicamos.

Manejar bien el tiempo no es trabajar más rápido y a prisa, es sin embargo; utilizar el tiempo que tienes de manera eficaz para conseguir los objetivos marcados en el día. No consiste en que te dediques a picotear de aquí allá, es decir; que tengas abiertos varios frentes pero ninguno cerrado no te va hacer mejor tu trabajo. Resulta más eficaz concentrar tiempo y esfuerzo en una cosa, terminarla y abordar otra con igual concentración.

Hay que distinguir entre lo que es urgente (aquellas actividades que requieren un acción inmediata) de lo importante (aquellas actividades que tienen que ver más con los resultados pero que no destaca sobre lo urgente).

¿A qué dedicas tú tiempo?

¿Sabes dar prioridad a lo que realmente la tiene?

¿Cuánto tiempo le dedicas a las cosas?

No sé si te habrás parado alguna vez a mirar tu tiempo. Hacerte ciertas preguntas para analizar y valorar tu gestión de tiempo pero quizás va siendo hora de que pares un instante y dejes de agobiarte por algo que tiene solución si pones un poco de tu parte concentrando todas tus energía en una buena planificación.

       Tanto cuando he estado trabajando en una empresa como cuando he estado buscando empleo activamente y en mi día a día siempre he seguido unas normas en mi gestión del tiempo, por eso quiero compartir hoy mi experiencia que espero te sirva:

  • Organiza tu espacio de trabajo: No tengas papeles esparcidos por toda la mesa junto con los bolígrafos, lápices, etc. Eso da sensación de caos, y el caos lleva a la desorganización y a que tú de igual manera actúes así. Crea un espacio agradable a la vista. Los sentidos juega mucho a tu favor. Adornarlo como te apetezca, como te sientas más cómodo. Pero sobre todo que dé la sensación de orden y limpieza. Guarda cada documento en carpetas, los bolígrafos y lápices en un lapicero, las tarjetas de visita en un tarjetero, etc.

  • Organiza tu ordenador: Sí porque aunque parezca mentira a veces el ordenador y los documentos que podemos guardar en él también son un caos y luego no encontramos nada. Por ello crea carpetas desde lo más general a lo más específico donde guardes tus documentos, fotos, powerpoints, etc. Verás como así lo encontrarás más rápido cuando lo necesites.

  • Organiza tu agenda: Casi todos tenemos una agenda en papel donde escribimos y anotamos las cosas que tenemos que hacer cada día, las fechas de entrega, las citas, etc. Prioriza cada día lo realmente importante que no puede esperar más tiempo. Cuando tengas que entregar documentos, proyectos, etc; no apures hasta el último día ponte como fecha máxima un par de día antes para te dé tiempo a echarle una última hojeada y entregarlo a tiempo.

  • Delega en otras personas. Hay cosas que por mucho que tú quieras no puedes hacerlo porque no das abasto con el trabajo que ya tienes, si sabes que hay otras personas que pueden llevarlo a cabo, dáselo. Que no te entren remordimientos por ello. Hay momentos en que es mejor pasarle algún compañer@ otras tareas para poder dedicarle todo tu tiempo a otras que en ese momento lo necesitan. Delegando responsabilidades se consigue resultados para el equipo.

  • Aprende a decir NO. Hay personas que piensan que porque digan NO va a suponer que algún compañer@ ó superior no pueden confiar en su profesionalidad. Todo lo contrario, saber decir que NO es signo de personas realmente eficientes, responsables y comprometidas con su trabajo.

  • Utiliza la primera media hora y la última de tu jornada para leer y contestar emails. Las personas que están detrás de esos emails necesitan saber que tú estás ahí, que lo has leído y al menos que están trabajando en ello. No hace falta que le des una respuesta inmediata si es algo que realmente necesita de tu tiempo para trabajarlo más, pero al menos puedes contestar con “estoy en ello” ó “gracias por dedicarme unos minutos” ó “en cuanto pueda te contesto con más exactitud”, etc.

  • Debemos eliminar los ladrones de tiempo. Esos ladrones que nos quitan tiempo importante para nuestro quehacer diario (llegar tarde, dedicar demasiado tiempo a la hora del desayuno, falta de concentración, las charlas entre pasillo, los grupos de whatapps, la llamada de teléfono innecesaria, el compañero que interrumpe sin causa, etc) Seguro que en tu día a día tendrás algunos ladrones de tiempo que sabrás identificar.

  • Planifica tu trabajo diario. Sé consciente de lo que puedes hacer ese día. Prioriza las cosas que tienen que hacerse hoy y no mañana. Deja hueco para los posibles imprevistos. Por si acaso tu plan no puede seguirse al 100%. A veces surgen cosas que nos hacen que tengamos que modificar nuestra planificación. No pasa nada. Lo importante es gestionar las cosas realmente importantes. Cuando acabe el día no te quedes con una mala sensación de no haber gestionado bien tú tiempo.

En definitiva, la organización, planificación y gestión del tiempo puede resumirse en 10 puntos:

  1. Decide a dónde quieres ir. ¿Cuál es tu objetivo?
  2. Ordena tu mesa de trabajo.
  3. Ordena las carpetas de tu ordenador.
  4. Planifica y organiza tú día a día, incluyendo los imprevistos.
  5. Elimina los ladrones de tiempo.
  6. Concéntrate en un solo asunto y no pases a otra cosa hasta no haberlo terminado.
  7. Define lo urgente de lo importante. Lo prioritario de lo irrelevante.
  8. Convierte hábitos en rutinas.
  9. Asigna a cada cosa el tiempo justo.
  10. Deja un tiempo para ti mismo.

Y ahora querido lector espero que estos consejos te ayuden a mejorar tu tiempo cada día.

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